Pour faire émerger des idées sur un thème à fort enjeu, et les explorer en ateliers.

Design De Séminaires - 54

Présentation

Le travail en ateliers est un classique des séminaires : la manière la plus classique de les organiser est de prévoir les thèmes à l’avance et d’y affecter les participants. Vous avez envie de traiter un sujet qui n’a pas été prévu ? Passez votre chemin !

Le forum ouvert renverse les codes du travail en ateliers en déclinant des principes de responsabilité et de liberté : les participants identifient les thèmes des ateliers lors du séminaire, et contribuent là où ils veulent.

Le forum ouvert est l’une des modalités les plus puissantes pour réaliser un travail en intelligence collective.

Modalités

Préambule important : le forum ouvert est une modalité puissante mais exigeante, qui nécessite une formation spécifique pour être conduite en sécurité. De nombreuses ressources sont accessibles sur le web. Nous résumons ici les grandes étapes du processus sans entrer dans les détails, et sans prétendre se substituer à une formation solide.

  1. Présentation de l’objectif : l’animateur présente l’objectif du forum ouvert et explique les principes fondamentaux de cette modalité de travail
  2. Identification des thèmes d’atelier : toute personne qui a une idée qu’il aimerait approfondir en atelier se lève, prend une feuille, se rasseoit et écrit le thème sur la feuille. Lorsque plus personne ne se lève, on passe à l’étape suivante
  3. Planification : ceux qui ont identifié des thèmes se lèvent les uns après les autres et lisent leurs thèmes (chacun sera l’animateur d’un atelier sur le(s) thème(s) qu’il a identifié). les thèmes sont positionnés par l’animateur dans le planning (il y a plusieurs tranches horaires d’ateliers)
  4. Inscription : chacun s’inscrit aux ateliers auxquels il a envie de participer (ceux qui ont émis un thème sont animateurs de la séquence correspondante)
  5. Ateliers : les  ateliers se déroulent conformément au planning. Ils produisent chacun une feuille de paperboard (ou autre livrable) selon un modèle défini
  6. Restitution : les principales conclusions de chaque atelier sont restituées par son animateur

Ce que cela produit

De l’émergence : l’étape d’identification des thèmes est volontairement très ouverte, elle laisse la place à « ce qui vient » de la part des participants. La liste des thèmes qui ont émergés est, en tant que telle, une information intéressante.

De l’implication : celui qui a identifié un thème est particulièrement motivé pour animer l’atelier. Les participants ayant choisi leurs ateliers, ils s’y impliquent beaucoup plus que s’ils leurs étaient imposés

Compléments

  • Le forum ouvert est un processus très puissant parce qu’il responsabilise pleinement les participants : c’est à eux de proposer des sujets d’ateliers et de les animer. Le corollaire, c’est que le processus fonctionne uniquement si les participants s’engagent : ceci fait parfois peur aux organisateurs. « Mais si personne ne propose d’idée, que fait-on ? ». L’expérience montre que l’on peut faire confiance au groupe : si le sujet est bien choisi, si les conditions de sécurité psychologique sont bien en place, il y a de nombreux sujets d’ateliers et le groupe est fier de sa production.
  • L’animateur doit adopter une posture cohérente avec la responsabilité donnée au groupe : il ne met aucune pression sur le fait d’avoir de produire des idées. Si les participants n’osent pas se lever pour écrire leurs thèmes, il attend avec patience et stabilité que cela se fasse.

Ingrédients utilisés

En majeure :

  • I4 – La bonne question car la formulation de l’objectif du forum ouvert est très efficace sous cette forme, plutôt que sous la forme d’un sujet de travail. La « bonne question »  doit être stimulante pour que les participants aient envie de réfléchir à des thèmes
  • I6 – Changer de partenaires car les participants rejoignent un nouvel atelier à chaque séquence, avec les autres participants qui l’ont également choisi
  • I14 – Laisser émerger car le temps 2 est un moment où on laisse la place complète à « ce qui vient », à travers les thèmes que les participants ont envie de traiter. Il n’est pas pertinent de prévoir à l’avance des « thèmes secours au cas où personne ne se lèverait », même si c’est une tentation bien compréhensible.

En mineure :

  • I9 – En cercle car c’est la configuration la plus efficace pour le temps 2 : les chaises en cercle, les feuilles et marqueurs au milieu du cercle
  • I17 – La récolte car la production des ateliers est récoltée, sous une forme ou sous une autre, afin que tous les participants puissent y accéder après le forum ouvert
  • I12 – Co-construire car les ateliers sont, généralement, des espaces d’élaboration collective

Vidéos
1 mn pour comprendre :