Pour qu’un groupe s’approprie, confronte et enrichisse une analyse élaborée en amont (illustration avec un SWOT).

Présentation
Comment faire en sorte qu’un groupe s’approprie une analyse sérieuse à laquelle il n’a pas participé, sans pour autant lui demander de refaire le travail et repartir de la page blanche ?
Comment, au fond, faire un travail participatif intelligent sur un objet déjà très abouti, en évitant les réaction épidermiques et “à la va-vite” ?
“Challenger une analyse” donne un espace de travail pour permettre aux participants de comprendre l’analyse, d’exprimer les aspects auxquels ils adhérent, et les compléments qu’il ont à apporter, qu’ils doivent alors formuler précisément.
Modalités
Exemple sur une analyse de type SWOT (durée : 2h30 pour un groupe de 20 à 40 personnes) :
- Installation : Les participants sont disposés en format world café (tables de 4, nappées, avec des feutres). Une personne restera à chaque table tout au long du processus (à décider en fin de 2.)
- Phase 1 : s’approprier le SWOT et le challenger
- Les forces :
- Présentation des forces (S) par le leader (il est important de ne pas dévoiler le reste du SWOT)
- 1er round de world café : “Jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ?”
- En fin de conversation (5 dernières minutes), écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du S.
- Décision sur : qui va rester à la table tout au long du processus ? (Rôle = gardien des conclusions de la table)
- 1er changement de tables et résumé de la conversation précédente aux nouveaux arrivants
- Les faiblesses :
- Présentation des faiblesses (W) par le leader
- 2ème round de world café : “jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ?”
- En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
- 2ème changement de tables et résumé des deux précédentes conversations aux nouveaux arrivants
- Les menaces et les opportunités :
- Présentation des menaces (T) et opportunités (O) par le leader.
- 3ème round de world café : “jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ?”
- En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
- chaque groupe de table reste à sa table pour passer à la phase 2
- Les forces :
- Phase 2 : réfléchir à l’enrichissement du SWOT
- Formulation des propositions de modifications du SWOT : des post it sont distribués à chaque table. Un post-it = une proposition de modification précise sur une dimension du SWOT. Modifier peut signifier : reformuler un item, ajouter un item, supprimer un item
- Chaque groupe élabore ses post-it (n’en avoir aucun est ok, en avoir beaucoup est ok, du moment que les règles du jeu sont respectées)
- Phase 3 : reformuler le SWOT
- Réaffectation du rôle des participants
- les “gardiens de table” gardent ce rôle et deviennent les porteurs des conclusions de leur table.
- Les autres participants se répartissent en 4 groupes de même taille, en fonction de leur souhait : S, W, O, T. Chaque groupe (S, W, O, T) devra de reformuler la dimension dont il responsable en tenant compte des apports des tables
- Les “gardiens de tables” apportent leurs post-it aux groupes S, W, O, T, et les expliquent.
- Les groupes S, W, O, T font une reformulation en tenant compte de cela, et en élaborant quelquechose de cohérent (ce n’est pas un simple copier / coller mais bien une reformulation complète qui intègre les remarques apportées par les tables). Les “gardiens de tables” circulent librement et s’assurent que leurs conclusions sont intégrées
- Réaffectation du rôle des participants
- Phase 4 : Restitution de la reformulation du SWOT, dimension par dimension (dans le fond : l’équipe explique au leader dans quelle mesure elle est d’accord, et les modifications qu’elle souhaite apporter au SWOT)
Ce que cela produit
De l’appropriation : chaque conversation de la phase 1 oblige les participants à chercher à bien comprendre l’analyse, et à exprimer clairement les éléments avec lesquels ils sont en accord
Des propositions précises de modifications de l’analyse : les phases 2 et 3 poussent à un travail de formulation, qui ne se contente pas de vagues idées. L’auteur de l’analyse reçoit une contribution puissante du groupe
De la responsabilité, notamment en étape 3 où des participants sont investis du travail de “digestion” et reformulation des contributions des différentes tables
Compléments
- Il s’agit d’un processus très efficace mais complexe, relativement laborieux et sérieux, dont chaque étape compte. Cette complexité est contrebalancée par la configuration en groupes de 4 et les modalités de type “world café” qui maintiennent un haut niveau d’implication
Ingrédients utilisés :
En majeure
- I6 – Changer de partenaires car les configurations et les rôles varient tout au long du processus
- I12 – Co-construire dans la mesure où chaque table doit se mettre d’accord sur les amendements à l’analyse qu’elle souhaite proposer
- I17 – La récolte puisque des propositions de modifications très précises sont établies, in fine
En mineure
- I5 – Le questionnement progressif par un travail en plusieurs phases articulées très logiquement
- I7 – Ecrire sur la table dans la phase 1, comme dans un world café, pour privilégier la qualité de la conversation



