Pour qu’un groupe s’approprie, confronte et enrichisse une analyse élaborée en amont (illustration avec un SWOT).


Présentation

Comment faire en sorte qu’un groupe s’approprie une analyse sérieuse à laquelle il n’a pas participé, sans pour autant lui demander de refaire le travail et repartir de la page blanche ?

Comment, au fond, faire un travail participatif intelligent sur un objet déjà très abouti, en évitant les réaction épidermiques et « à la va-vite » ?

« Challenger une analyse » donne un espace de travail pour permettre aux participants de comprendre l’analyse, d’exprimer les aspects  auxquels ils adhérent, et les compléments qu’il ont à apporter, qu’ils doivent alors formuler précisément.

Modalités

Exemple sur une analyse de type SWOT (durée : 2h30 pour un groupe de 20 à 40 personnes) :

  1. Installation : Les participants sont disposés en format world café (tables de 4, nappées, avec des feutres). Une personne restera à chaque table tout au long du processus (à décider en fin de 2.)
  2. Phase 1 : s’approprier le SWOT et le challenger
    1. Les forces :
      • Présentation des forces (S) par le leader (il est important de ne pas dévoiler le reste du SWOT)
      • 1er round de world café : « Jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation (5 dernières minutes), écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du S.
      • Décision sur : qui va rester à la table tout au long du processus ? (Rôle = gardien des conclusions de la table)
      • 1er changement de tables et résumé de la conversation précédente aux nouveaux arrivants
    2. Les faiblesses :
      • Présentation des faiblesses (W) par le leader
      • 2ème round de world café : « jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
      • 2ème changement de tables et résumé des deux précédentes conversations aux nouveaux arrivants
    3. Les menaces et les opportunités :
      • Présentation des menaces (T) et opportunités (O) par le leader.
      • 3ème round de world café : « jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
      • chaque groupe de table reste à sa table pour passer à la phase 2
  3. Phase 2 : réfléchir à l’enrichissement du SWOT
    1. Formulation des propositions de modifications du SWOT : des post it sont distribués à chaque table. Un post-it = une proposition de modification précise sur une dimension du SWOT. Modifier peut signifier : reformuler un item, ajouter un item, supprimer un item
    2. Chaque groupe élabore ses post-it (n’en avoir aucun est ok, en avoir beaucoup est ok, du moment que les règles du jeu sont respectées)
  4. Phase 3 : reformuler le SWOT
    1. Réaffectation du rôle des participants
      • les « gardiens de table » gardent ce rôle et deviennent les porteurs des conclusions de leur table.
      • Les autres participants se répartissent en 4 groupes de même taille, en fonction de leur souhait : S, W, O, T. Chaque groupe (S, W, O, T) devra de reformuler la dimension dont il responsable en tenant compte des apports des tables
    2. Les « gardiens de tables » apportent leurs post-it aux groupes S, W, O, T, et les expliquent.
    3. Les groupes S, W, O, T font une reformulation en tenant compte de cela, et en élaborant quelquechose de cohérent (ce n’est pas un simple copier / coller mais bien une reformulation complète qui intègre les remarques apportées par les tables). Les « gardiens de tables » circulent librement et s’assurent que leurs conclusions sont intégrées
  5. Phase 4 : Restitution de la reformulation du SWOT, dimension par dimension (dans le fond : l’équipe explique au leader dans quelle mesure elle est d’accord, et les modifications qu’elle souhaite apporter au SWOT)

Ce que cela produit

De l’appropriation : chaque conversation de la phase 1 oblige les participants à chercher à bien comprendre l’analyse, et à exprimer clairement les éléments avec lesquels ils sont en accord

Des propositions précises de modifications de l’analyse : les phases 2 et 3 poussent à un travail de formulation, qui ne se contente pas de vagues idées. L’auteur de l’analyse reçoit une contribution puissante du groupe

De la responsabilité, notamment en étape 3 où des participants sont investis du travail de « digestion » et reformulation des contributions des différentes tables

Compléments

  • Il s’agit d’un processus très efficace mais complexe, relativement laborieux et sérieux, dont chaque étape compte. Cette complexité est contrebalancée par la configuration en groupes de 4 et les modalités de type « world café » qui maintiennent un haut niveau d’implication

Ingrédients utilisés :

En majeure

  • I6 – Changer de partenaires car les configurations et les rôles varient tout au long du processus
  • I12 – Co-construire dans la mesure où chaque table doit se mettre d’accord sur les amendements à l’analyse qu’elle souhaite proposer
  • I17 – La récolte puisque des propositions de modifications très précises sont établies, in fine

En mineure