R10 – Challenger une analyse

Pour qu’un groupe s’approprie, confronte et enrichisse une analyse élaborée en amont (illustration avec un SWOT).

Présentation

Comment faire en sorte qu’un groupe s’approprie une analyse sérieuse à laquelle il n’a pas participé, sans pour autant lui demander de refaire le travail et repartir de la page blanche ?

Comment, au fond, faire un travail participatif intelligent sur un objet déjà très abouti, en évitant les réaction épidermiques et « à la va-vite » ?

« Challenger une analyse » donne un espace de travail pour permettre aux participants de comprendre l’analyse, d’exprimer les aspects  auxquels ils adhérent, et les compléments qu’il ont à apporter, qu’ils doivent alors formuler précisément.

Modalités

Exemple sur une analyse de type SWOT (durée : 2h30 pour un groupe de 20 à 40 personnes) :

  1. Installation : Les participants sont disposés en format world café (tables de 4, nappées, avec des feutres). Une personne restera à chaque table tout au long du processus (à décider en fin de 2.)
  2. Phase 1 : s’approprier le SWOT et le challenger
    1. Les forces :
      • Présentation des forces (S) par le leader (il est important de ne pas dévoiler le reste du SWOT)
      • 1er round de world café : « Jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation (5 dernières minutes), écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du S.
      • Décision sur : qui va rester à la table tout au long du processus ? (Rôle = gardien des conclusions de la table)
      • 1er changement de tables et résumé de la conversation précédente aux nouveaux arrivants
    2. Les faiblesses :
      • Présentation des faiblesses (W) par le leader
      • 2ème round de world café : « jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
      • 2ème changement de tables et résumé des deux précédentes conversations aux nouveaux arrivants
    3. Les menaces et les opportunités :
      • Présentation des menaces (T) et opportunités (O) par le leader.
      • 3ème round de world café : « jusqu’à quel point sommes nous d’accord avec cette analyse et pourquoi ? »
      • En fin de conversation, écrire dans un espace dédié de la nappe ce qu’on reformulerait du W
      • chaque groupe de table reste à sa table pour passer à la phase 2
  3. Phase 2 : réfléchir à l’enrichissement du SWOT
    1. Formulation des propositions de modifications du SWOT : des post it sont distribués à chaque table. Un post-it = une proposition de modification précise sur une dimension du SWOT. Modifier peut signifier : reformuler un item, ajouter un item, supprimer un item
    2. Chaque groupe élabore ses post-it (n’en avoir aucun est ok, en avoir beaucoup est ok, du moment que les règles du jeu sont respectées)
  4. Phase 3 : reformuler le SWOT
    1. Réaffectation du rôle des participants
      • les « gardiens de table » gardent ce rôle et deviennent les porteurs des conclusions de leur table.
      • Les autres participants se répartissent en 4 groupes de même taille, en fonction de leur souhait : S, W, O, T. Chaque groupe (S, W, O, T) devra de reformuler la dimension dont il responsable en tenant compte des apports des tables
    2. Les « gardiens de tables » apportent leurs post-it aux groupes S, W, O, T, et les expliquent.
    3. Les groupes S, W, O, T font une reformulation en tenant compte de cela, et en élaborant quelquechose de cohérent (ce n’est pas un simple copier / coller mais bien une reformulation complète qui intègre les remarques apportées par les tables). Les « gardiens de tables » circulent librement et s’assurent que leurs conclusions sont intégrées
  5. Phase 4 : Restitution de la reformulation du SWOT, dimension par dimension (dans le fond : l’équipe explique au leader dans quelle mesure elle est d’accord, et les modifications qu’elle souhaite apporter au SWOT)

Ce que cela produit

De l’appropriation : chaque conversation de la phase 1 oblige les participants à chercher à bien comprendre l’analyse, et à exprimer clairement les éléments avec lesquels ils sont en accord

Des propositions précises de modifications de l’analyse : les phases 2 et 3 poussent à un travail de formulation, qui ne se contente pas de vagues idées. L’auteur de l’analyse reçoit une contribution puissante du groupe

De la responsabilité, notamment en étape 3 où des participants sont investis du travail de « digestion » et reformulation des contributions des différentes tables

Compléments

  • Il s’agit d’un processus très efficace mais complexe, relativement laborieux et sérieux, dont chaque étape compte. Cette complexité est contrebalancée par la configuration en groupes de 4 et les modalités de type « world café » qui maintiennent un haut niveau d’implication

Ingrédients utilisés :

En majeure

  • I6 – Changer de partenaires car les configurations et les rôles varient tout au long du processus
  • I12 – Co-construire dans la mesure où chaque table doit se mettre d’accord sur les amendements à l’analyse qu’elle souhaite proposer
  • I17 – La récolte puisque des propositions de modifications très précises sont établies, in fine

En mineure

Présentation de la recette lors du bookclub

Publié par La Boetie Partners

Game Changing Conversations, voir www.laboetiepartners.com